Comment rédiger efficacement des emails ?

Bien que le courrier électronique soit un outil précieux, il crée certains défis pour les rédacteurs. Une mauvaise communication peut facilement se produire lorsque les gens ont des attentes différentes sur les messages qu’ils envoient et reçoivent. Le courrier électronique est utilisé à de nombreuses fins. En fonction de vos objectifs, les messages que vous envoyez diffèrent par leur formalité, le public auquel ils sont destinés et les résultats escomptés.

Alors, comment savoir si l’envoi d’un courriel est le moyen le plus efficace d’atteindre vos objectifs de communication ? Quand un message bref est-il acceptable et quand est-il plus approprié d’envoyer un courriel plus long et d’allure plus professionnelle ? Comment devez-vous décider du style d’écriture approprié pour chaque tâche ? Wibmailing.com vous aide à mieux envisager ces questions.

Réfléchissez à votre message avant de l’écrire. N’envoyez pas de mail à la hâte. D’abord, décidez de l’objectif de votre message et du résultat que vous attendez de votre communication. Ensuite, réfléchissez à l’audience de votre message et à ce dont elle pourrait avoir besoin pour que votre message ait le résultat escompté. Vous améliorerez également la clarté de votre message si vous organisez vos réflexions avant de commencer à écrire. Prenez des notes sur les informations que vous devez transmettre, les questions que vous vous posez, etc., puis organisez vos réflexions dans un ordre logique. Vous pouvez essayer des techniques de brainstorming comme la cartographie, la liste ou le schéma pour vous aider à organiser vos pensées.

Réfléchissez au ton de votre message. Lorsque vous communiquez par mail, vos mots ne sont pas soutenus par des gestes, des inflexions de la voix ou d’autres indices, de sorte qu’il peut être plus facile pour quelqu’un de mal interpréter votre ton.

Essayez de rédiger votre message avec clarté et concision. Avez-vous déjà envoyé un mail qui a semé la confusion et qui a nécessité au moins une communication supplémentaire pour être clair ? Une mauvaise communication peut se produire si un message n’est pas clair, s’il est désorganisé ou s’il est simplement trop long et complexe pour que les lecteurs puissent le suivre facilement. Voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que votre message est bien compris :

Indiquez brièvement votre objectif de rédaction au tout début de votre message.

Veillez à fournir au lecteur un certain contexte. Si vous posez une question, coupez et collez tout texte pertinent.

Utilisez des paragraphes pour séparer les pensées (ou envisagez d’écrire des mails séparés si vous avez beaucoup de points ou de questions sans rapport).

Peaufinez votre message de manière à ce qu’il soit facile à lire. Utilisez des espaces blancs pour séparer visuellement les paragraphes en blocs de texte distincts. Mettez en évidence les détails importants de manière à ce qu’ils soient faciles à repérer. Utilisez des caractères gras ou des majuscules pour mettre en évidence les informations essentielles, telles que les dates d’échéance. (Mais ne tapez pas tout votre message en majuscules ou en caractères gras – votre lecteur pourrait percevoir cela comme un « cri » et ne pourra pas dire quelles parties du message sont particulièrement importantes).

La relecture est importante. Relisez les messages avant de les envoyer. Vérifiez la grammaire, l’orthographe, les majuscules et la ponctuation.